La toma de decisiones es una cuestión que en estos tiempos de
gran oferta y libertad a la hora de
escoger entre diferentes alternativas, ha adquirido gran importancia en los tiempos
actuales.
Hay que priorizar, o lo que es lo mismo decantarse por una
de las opciones, por ello las empresas y demás entidades corporativas basan gran parte de su estrategia en una
adecuada toma de decisiones tratando de que sea lo más racional posible. Si
algo es patente y caracteriza el momento presente es el cambio en sí, con lo
que constantemente hay que estar vigilante, en un estado de alerta si no se
desea quedar descatalogado.
De ahí que durante esta última década haya surgido el auge
de tecnología vinculada con la decisión, que actualmente constituyen toda una
gran rama comprendiendo entre otros: los cuadros de mandos simples, productos
más sofisticados con capacidad de business
intelligent y más recientemente
tecnologías punteras como el big data que posibilitan analizar
cantidades ingentes de información que puede ser incluso no estructurada.
Si bien las tecnologías más enfocadas en la predicción o simulación
de modelos a gran escala todavía quedan
reducidos a nichos concretos, los cuadros de mandos que permitan extraer una
foto de cómo va tu negocio particular son una realidad en muchas de las
empresas tanto públicas como privadas. Ahora bien, ¿quiénes son los hipotéticos
usuarios de los cuadros de mandos? ¿Qué requisitos deben cumplirse en su
implementación? ¿Qué uso se le va a dar? Tratemos de reflexionar sobre estas
cuestiones.
- Usuarios
Cuando se decide acometer un proyecto de cuadro de mandos
integral, de algún modo se debe asumir un contrato tácito con la gerencia. Si
no existe tal compromiso por parte de la directiva a aprender a utilizarlo y
usarlo el desarrollo del mismo nunca debiera tener lugar.
Los usuarios del
cuadro de mandos deben ser directamente los directivos. Ante cualquier
necesidad de conocer cierta información, no vale el atajo de solicitárselo a otros empleados para recibirlo por correo o
mediante un documento office con el amparo de no disponer del tiempo suficiente. La
razón es meridianamente clara, el equipo desarrollador no necesita un cuadro de
mandos genérico para conocer estadísticas de sus aplicaciones ya que para ello
recurren a herramientas propias disponibles desde las propias aplicaciones que
son las que han construido y mejor conocen. Todo ello sin entrar obviamente en el coste
del mantenimiento del cuadro de mandos que como suele ser habitual enlazará con
muchos orígenes de datos y exige una coordinación y un orden excelente para que
la información que se extrae de él sea fiable.
- Requisitos de diseño y uso del mismo
Precisamente por la razón anterior una de las principales
características en las que se debe poner todo el énfasis cuando se diseñan es mantener
la simplicidad, aunque sea en detrimento de la estética o la apariencia.
Ciertamente cuando se construye un cuadro de mandos, como el
destinatario son los directivos es cuando más se cuida la interfaz, los gráficos
de última generación, etc. Sin embargo si este diseño va a dar lugar a complicar
su uso por el elevado número de opciones que tiene, supone un error garrafal de
concepto.
El exceso de
funcionalidades y parámetros sobre productos tecnológicos que no son utilizados
a diario, en vez de mejorar la calidad la disminuye.
El error en ocasiones viene impuesto por la propia directiva
que más que importarle el uso del mismo que no debería ser otro que poder analizar
el negocio concreto para una mejor toma de decisiones, está más preocupado
porque los gráficos que generen de cara a futuros informes ejecutivos sean
estéticamente bonitos o por fardar con la estética visual de producto
importándole más bien poco el análisis de datos.
Un cuadro de mandos se usa en muy contadas ocasiones a lo
largo del año, con lo que no se puede aspirar a que el usuario se convierta en
experto del mismo y por tanto debe ser simple. Además los usuarios son altos
directivos que no se pueden permitir tiempo aprendiendo a manejarlo.
Concluyendo, si cuando hay que extraer cualquier
estadística que no sea demasiado específica, los directivos siguen recurriendo a su equipo para que se la
proporcionen en vez de apoyarse ellos mismos directamente en los cuadros de
mandos que se hayan implementado para la causa, es sinónimo de fracaso y que los cuadros de mando no han cumplido su
función convirtiéndose por lo tanto en herramientas de poco provecho. Lamentablemente,
no son pocas las ocasiones en que esto ocurre.
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