Contratación Electrónica. ¿Utopía o realidad?

La complejidad de una solución tecnológica en el ámbito de la administración suele venir marcada por el número de Unidades que intervienen y la coordinación que existe entre sus agentes.

En la Administración Pública se trata, desde hace ya bastante tiempo, de implantar la contratación electrónica o, lo que es lo mismo, que no se utilice ningún papel o al menos el mínimo imprescindible, sustituyéndose por comunicaciones electrónicas entre los distintos agentes.

Echando un vistazo a la tecnología actual, parece difícil justificar que ese objetivo no se haya logrado todavía. De este modo disponemos:

• Herramientas para firmar electrónicamente. Sustituyendo así cualquier firma manuscrita con plena legalidad. Para ello, existen diversas soluciones que posibilitan realizar firmas electrónicas entre las que destaca por encima del resto el cliente de @firma. A su vez, @firma dispone de servicios muy útiles para validar tanto firmas como certificados electrónicos, garantizando que no existen caducidades ni revocaciones.

• Posibilidad de hacer actuaciones automatizadas (sin intervención humana), gracias al concepto de sello electrónico. Este concepto no es más que una firma electrónica, pero en vez de usar un certificado electrónico personal, se emplea uno de sello. Las funcionalidades que ofrece son diversas y van desde un justificante de registro hasta una digitalización automatizada de un papel.
  El sello electrónico permite a las máquinas realizar trámites electrónicos con plenas garantías legales sin necesidad de actuación humana.

• Por supuesto existen gran cantidad deWorkflows que hacen posible la tramitación de un procedimiento en el que intervengan diferentes actores mediante la definción de un flujo determinado. A la hora de decidir por una solución de workflow se puede optar por adquirir una ya existente parametrizándola o realizar tu propia implementación.
• Otras herramientas que añadidas a las anteriores faciltan la tramitación electrónica: Soluciones de escaneo, CSVs (Códigos Seguros de Verificación), etc.

Si ya existen las herramientas que hacen posible, en teoría, la tramitación electrónica de cualquier procedimiento administrativo por complejo que sea, ¿Cómo es que nos está costando tanto implantar la contratación electrónica?

Efectivamente la contratación tiene aspectos que la hacen especialmente compleja de digitalizar en el ámbito de la Administración:

1. Existen gran diversidad de actores y cada uno de los cuales tiene un cometido: Empresa solicitante, Unidad Proponente, Unidadad de Tramitación, Abogacía del Estado, Junta de Contratación, Intervención General del Estado...
2. Gran variedad de casuística que hace que los flujos de contratación varíen en función del tipo de contrato: Concurso Abierto, Contrato Menor, Procedimiento restringido, por adquisición centralizada, …
3. Fuertes resistencias a la utilización de intrumentos electrónicos. A día de hoy todavía existen Organismos cuya participación en el procedimiento es ineludible que apuestan por la copia manuscrita  

Teniendo en cuenta lo anterior, ¿como se está trabajando para dar el salto al mundo electrónico? En mi opinión, de forma completamente descoordinada y deslabazada. Cada uno de los actores ha desarrollado una aplicación propia para resolver su problemática pero ninguna de ellas, al menos hasta el momento, tiene una visión holística de la contratación. Así, existen actualmente diversidad de aplicaciones:

1. Aquella que utiliza exclusivamente la Intervención: IRIS.
2. Aplicación que utilizan las unidades tramitadoras y la Intervención: SOROLLA V2
3. Aplicación para las facturas electrónicas: E-Factura
4. Desarrollos varios que tienen las Unidades proponentes. Por ejemplo en mi área tenemos una aplicación llamada GEXCO para la gestión de los expedientes de contratación de la División de Sistemas de la Información
5. Aplicaciones del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas: Conecta Patrimonio y sobre todo la Plataforma de Contratación Electrónica.

A la lista anterior, se debe recalcar que existen Organismos que directamente no apuestan por el uso de ninguna aplicación electrónica.

A mi modo de ver, es muy difícil que todo este tremendo entramado acabe completamente integrado para dar una solución final de calidad. Máxime cuando no existe un grupo de trabajo donde estén representados cada uno de los actores, centrado en lograr una contratación electrónica integral.

Es esencial que el procedimiento sea electrónico de principio a fin sin que se rompa la cadena en ninguno de sus eslabones. De nada sirve diseñar un flujo digital, si una de las fases o uno de los actores implicados está excluido. Un procedimiento puede comenzar siendo electrónico, pero si en un momento determinado se debe imprimir toda la documentación para enviarla a un organismo, que éste lo selle, y posteriormente se vuelva a escanear lo anterior, se estará sobrecargando de trabajo a una Unidad, y se perderá el fin esencial de la contratación electrónica y la ausencia de papel.

Por ello, me atrevo a ofrecer un plan de trabajo que ayude a ordenar las acciones a acometer, estableciendo una serie de hitos:

1.- Formar un grupo de trabajo representando a cada uno de los actores y que esté liderado por un Director General como mínimo.

2.- Definir la integración de cada una de las aplicaciones citadas y establecer las funciones propias de cada una. Si no se partiese de esta situación, sin tanto dinero ya invertido, lo lógico habría sido diseñar una única aplicación para toda la contratación electrónica con distintos perfiles para cada uno de los agentes (ver el lado oscuro de la integración entre aplicaciones)

3.- Dada la casuística existente, es importante que las aplicaciones que intervengan en este ámbito sean diseñadas de forma flexible no constriñéndose a un método estricto. De ese modo se asegura un mantenimiento más ágil y económico en caso de que cambien los flujos de trabajo como ya ha sucedido en otras ocasiones: cambios normativos y organizativos fundamentalmente.

4.- Establecer una serie de hitos claros y conseguibles. Es imposible atajar todo el problema de golpe, hay que ir poniéndose objetivos a corto y no parar hasta que realmente se consigan. Si por ejemplo los contratos menores, o la contratación centralizada son más sencillos de acometer, empecemos por ellos.

Mantener la atención en un objetivo concreto y no simultanear demasiadas actuaciones en paralelo aumenta significativamente la productividad así como las probabilidades de éxito.

Concluyendo, la contratación digital es sin lugar a dudas uno de los grandes retos de la Administración Electrónica. El éxito en su implantación denotaría un grado de madurez y coordinación interadministrativa jamás antes logrado.