Gestionando el conocimiento

Uno de los temas de mi oposición para acceder al cuerpo TIC era Gestión del conocimiento. El temario que disponía sobre ello era tan nefasto que no llegué a captar la esencia de lo que significaba.

Sin embargo, hace un tiempo leí un artículo en el boletín del Inap sobre su aplicación que, ciertamente, aclaró bastante mis ideas respecto al mencionado asunto.

Tras leer el gran artículo de Felix Serrano sobre CORA donde se menciona este concepto como función que debe acometer el futuro CIO, y dado que me parece un tema esencial dentro de una organización, en base a lo leído y tratando de aportar mi experiencia y opinión, me he animado a escribir algunas ideas sobre ello:

1.- La gestión del conocimiento es básicamente la adecuada trasmisión del saber que disponen las personas de la Organización facilitando los espacios colaborativos, retroalimentándose de este modo para dar lugar a la innovación. El conocimiento de las personas debe fluir sin ataduras.

2.- Hay que tener mucho cuidado con aplicar correctamente técnicas como retribución en base a objetivos. De no definirse de forma adecuada pueden influir muy negativamente en la colaboración y la manera de compartir información entre compañeros.

3.- Existen grandes resistencias a la implantación de un modelo de gestión del conocimiento en una organización. Entre ellas:

- Altos directivos no ven el retorno de la inversión de su implantación de una forma evidente. En efecto. es una medida que aporta a medio-largo plazo y en la Administración Pública el corto plazo es siempre el objetivo prioritario.

- A las personas que ostentan el conocimiento (es decir saben operar con los procedimientos clave) no ven con buenos ojos el compartir sus destrezas. Pueden perder su rol de “Héroes” y pasar a ser prescindibles.

4.- Una organización mentalizada y con un modelo claro de ingeniería del conocimiento está mucho más capacitada para la innovación y sus componentes se sienten mucho más integrados y parte de la estructura. Todo esto tiene que ver con la idea de equipo.

5.- Existen herramientas más allá de las tradicionales que favorecen la colaboración y participación. Entre ellas figuran: grupos de trabajo, redes sociales, directorios de aplicaciones y procedimientos, etc.

6. Determinados jefes o directivos perjudican gravemente la gestión del conocimiento. Si un empleado propone algo con su buena voluntad y el directivo pone mala cara queriendo decir “tu que sabrás” o “para qué te metes donde no te llaman” está mandando un mensaje al inconsciente del empleado y éste no volverá a proponer.

7. Las técnicas de benchmarking son muy apropiadas. Ya que permiten ver el estado del arte más allá de tus narices.

8. Definir un sistema de recompensas a mejores proyectos puede incentivar la productividad y ayuda a que el equipo trabaje de forma colaborativa. Esto no contradice el segundo punto expuesto, ya que mientras que la productividad por objetivos indicada se refería a personas individuales, la recompensa a un proyecto bien ejectudado se orienta a un equipo.

9. Establecer un directorio accesible con información de las responsabilidades de cada persona de la organización y mecanismos definidos de sustituciones es esencial. Si no, puede ocurrir como hace poco le pasó a una empresa. Durante 4 horas los desarrolladores no pudieron trabajar debido a un fallo en la corriente eléctrica. La solución era muy sencilla (dar a un botón) pero la persona encargada no estaba y nadie conocía lo que había que hacer.

Concluyendo, un adecuado modelo de gestión del conocimiento en una organización es sinónimo de calidad y evita una supeditación plena de las personas. Soy de la opinión que por muy bien definidos que estén los procesos, lo más importante seguirán siendo las personas, pero si se trabaja intensamente en colaborar siguiendo los principios enumerados, los trabajadores estarán más motivados, se mitigará ese espíritu de competitividad intrínseco a los seres humanos y no habrá tantas dependencias.